英文档案管理入门

目录 1

第一单元 名称（人名、商号、机关、地名等）序列索引规则。 1

1．排组个人名字时，将姓调列在名之前，名字或名字之缩写字的顺序不变，循原来顺序殿列在姓氏之后。 1

2．名称按字顺排组时，其构成该名称之每一个字或缩写字，须从头至尾一一区分之。 1

3．人名之缩写字，排在相同字母之全写名字之前。 3

4．同姓单名排在同姓复名之前。 4

注：数人姓名完全相同时，则以各个住所中的省、城市、街道、建筑物来区分，住所排组在姓名的最后单位。 4

5．公司或机构名称中不夹列个人全名者，即照其所录顺序排组，不予变更。 6

注：当一个公司机构名称，系由数个大写字母所构成，要将每一大写字母视为一个单位。 7

6．公司或机构名称中夹列个人全名时，其排组顺序如下：（1）姓氏（2）名字（单名及复名）（3）姓名以外之其余部份 7

7．公司行号名称之后，附有Co．代表普通公司，Son．代表父子经营公司，Bro．代表兄弟组织经营公司，Inc．代表无限公司，Ltd．代表有限公司等缩写字时，排组时这些字也视为排组单位，予以区分排组之。 9

注：公司名称中有缩写字如Co.Corp.Son,Bro.Inc.Ltd．等，排组时应将其拼全后再排。 9

排组时此等字不予计算 10

注：凡遇有冠词、前置词及连接词等，用括弧将其括起来， 10

8．凡冠词、前置词及连接词等如the、of、for、in、and以及简写之＆等不影响排组顺序。 10

9．凡个人姓氏之前有d′,D′,de,De,di,du,Fitz,La,la,Le,M′,Mc,Mac,O′,Van,von,Von,vonder,Vonder等接头字排组时，将接头字视为姓名之一部份，并径按其字顺排组定其先后。 12

10．凡公司行号名称用短横相连，包括数个姓氏时，则分开计算，每字各成排组单位。 12

11．凡名称之前附有冠词The者，应用括弧括起来，移至名称最后，而且排组时不排此The字。 14

12．将荣誉称谓括入括弧移至姓名之后，排组时除非姓名完全相同，或所附之荣誉称谓特具区别作用，否则不排此荣誉称谓。 15

注①如果在称呼之后只有一个名字，就按照它所写的方法排组。 16

注②如果公司行号的名称包括荣誉称谓，则荣誉称谓应列入排组。 16

注③姓名之后附有长幼秩序如Jr,Sr,2nd等字时，排组时将其括弧放在最后排组。 16

13．凡公司行号及机构名称之带有数目字者，排组时先用英文照数字之读音拼出来再排。 18

14．凡排缩写字先用英文拚出来之后再排。 19

15．名词之后所有格省字符号（′）后面的s，排组时该s不计不排。 21

16．名词所有格省字符号（′）在s之后，排组时该s要排，不可省略。 22

18．排组银行名称时，将该行所在地之地名加在银行名称之前， 24

所在地之州名（省名）括以括弧，注于银行名称之后。 24

17．组合地名（Compound Geographic Name）视为一个单位，排组时不予分开排比。 24

19．凡名称相同，地址不同，排组时先按名称顺序排比，次依所在地址区分。 25

20．凡用短横连接而成之复姓，视为一个单字排组，不予分开计算。 27

21．有的字习贯上可拼写在一起，也可分开书写，排组时不计分开与否，一律视为一个单字排组。 28

22．冠词The夹在公司行号名称之中，排组时用括弧将The字括起来，并且不予计算。 28

23．排组美国联邦政府所属之部会名称时，应在各该部会名称之前，加注联邦政府（United States Government）字样之后，再行区分之。 29

24．排组市、郡、州所属单位名称时，先按市、郡、州行政区划名称区分，再按各该所属行政单位名称排组。 30

第二单元 档案管理概论 35

1．前言 35

2．点收 35

3．整理 35

4．标注 35

5．归档 42

6．典藏及防护 43

8．清理 44

7．检调 44

第三单元 档案分类归档方法 47

1．字顺归档法 47

①名称归档法 47

②地理归档法 49

③主题归档法 53

2．数字归档法 64

3．特殊档案归档法 67

附录 69

（A）档案管理作业流程图 104

（B）依英文字母序列之标目分组 104

（C）档案管理用品及设备图说 104

（D）档案导卡及卷宗式样 104

（E）中国字标准英文拼音 104

练习题解答 104